hotelier.co.id - Hotel yang baru selesai dibangun dan akan beroperasi pasti memiliki berbagai macam permasalahan dan persoalan. Setelah bentuk hotel selesai dibangun oleh kontraktor, maka pada fase selanjutnya giliran manajemen yang membangun budaya kerjanya dan penerapan berbagai alat menajemen agar hotel tersebut siap untuk dioperasikan. Fase ini disebut Hotel Pre-opening.
Fase Pre-opening ini dimulai dengan proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Mengapa pada fase ini sangat penting untuk diulas? Karena, sebagian hotel sering dipaksakan untuk buka hotel secepatnya oleh owner maupun manajemen walaupun masih banyak kekurangan disana-sini sehingga ketika sudah buka, hotel akan mendapatkan banyak keluhan dan kritikan dari tamu.
Untuk itulah artikel ini akan membahas apa saja yang penting di masa Pre Opening Hotel ini agar ketika Grand Opening dan menerima tamu, maka semua pihak di hotel telah siap sedia untuk melayani tamu-tamu hotel. Kegiatan pre-opening yang umum dilakukan diantaranya:
1. Pengecekan struktur dan bangunan hotel
General Manager dan seluruh jajaran divisi Engineering harus melakukan pengecekan struktur dan bangunan hotel secara menyeluruh. Pengecekan strukutur dan bangunan ini diantaranya:
a. Tes Rendam untuk Pool, Kamar Mandi, Public Toilet, dan Pembuangan limbah dari kitchen.
Tes rendam ini bertujuan untuk melihat apakah terjadi rembesan air pada saat kolam renang (pool) diisi air secara penuh atau tidak. Begitu juga untuk kamar mandi tamu apakah cepat mengering atau masih ada kubangan air.
b. Ujicoba Genset dan sistem kelistrikan hotel
Genset adalah alat penting bagi hotel terlebih ketika terjadi pemadaman listrik oleh PLN. Agar Genset berjalan dengan baik, maka perlu diujicoba oleh bagian Engineering Hotel. Selain itu perlu diujicoba sistem kelistrikan hotel setelah aliran listrik dari PLN masuk.
c. Pengecekan Interior Kamar Tamu
Sering kali dijumpai ada cacat sedikit yang ditimbulkan setelah pembangunan hotel selesai, antara lain cat yang tidak rapi, noda semen yang masih ada di lantai kamar dan lain sebagainya.
d. Pengecekan fungsi kunci kamar, keran kamar mandi, AC, dan alat-alat yang ada di dalam kamar
Alat yang ada di kamar harus siap untuk digunakan oleh tamu. Sehingga perlu dicek oleh bagian Housekeeping, Jika ada alat yang tidak berfungsi, maka alat tersebut diserahkan ke bagian engineering hotel untuk diperbaiki.
2. Pelatihan karyawan
Karyawan adalah ujung tombak hotel ketika akan akan membuka hotel, siap tidaknya karyawan akan mempengaruhi kesiapan hotel di dalam menerima tamu. Untuk itu, karyawan perlu mendapatkan pelatihan secara komprehensif. Adapun pelatihan yang diberikan meliputi:
A. Pengenalan mengenai Standard Grooming
Grooming /penampilan merupakan daya tarik tersendiri bagi tamu. Agar terlihat fresh dan profesional, maka karyawan harus mengerti mengenai standard grooming sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh manajemen hotel itu sendiri.
B. Pengenalan Standard Operational Procedure(SOP)
Pengenalan ini bertujuan agar karyawan bekerja sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan dan memenuhi tata tertib kerja saat berada di hotel. Sehingga, konsistensi pelayanan dapat dijalankan sebagaimana mestinya.
C.Pelatihan Software Hotel Sistem yang digunakan
Software hotel sistem merupakan penunjang kegiatan operasional hotel. Melalui hotel sistem inilah karyawan dapat mengetahui berbagai informasi yang telah diolah menggunakan hotel sistem tersebut.
D. Pelatihan Teknik dan Budaya Pelayanan
Pelatihan teknik ini meliputi : Pelatihan penggunaan genset untuk bagian engineering, pelatihan teknik dan cara pelaporan keuangan untuk bagian accounting, pelatihan teknik dan cara service tamu untuk bagian F&B Service, dan masih banyak pelatihan teknik sesuai dengan departemennya masing-masing. Pelatihan ini umumnya diselenggarakan oleh supervisor atau manager pada tiap-tiap departement di hotel. Selain itu, pelatihan-pelatihan yang berhubungan dengan pelayanan juga harus sering dilakukan, baik oleh pihak internal hotel, corporate office maupun dari pihak external. Sehingga, setelah buka hotelnya mampu memberikan Excellent Service sesuai standard yang ditetapkan.
E.Basic Safety training
Basic Safety training: Pelatihan penanggulangan bencana dan evakuasi tamu. Selengkapnya bisa dilihat pada artikel Proses pencegahan dan penanganan situasi darurat di hotel
3. Pengecekan kebersihan hotel
Setelah bangunan hotel yang sudah selesai dibangun dan diserahkan oleh kontraktor kepada manajemen hotel, maka biasanya akan meninggalkan banyak sampah dan debu. Sehingga perlu diadakan kerja bakti masal karyawan untuk membantu membersihkan bagian-bagian hotel yang masih berdebu sehingga menghasilkan kesan bersih dan nyaman.
4. Pemenuhan kelengkapan kerja karyawan
Kelengkapan kerja karyawan ini meliputi: Komputer, alat tulis kantor, seragam kerja, Safety shoes/sepatu keselamatan (untuk kitchen dan Engineering), kit tools (alat-alat untuk engineering), dan masih banyak lagi. Hotel biasanya memasukkan kedalam anggaran CAPEX (Capital Expenditure).
5.Ujicoba kesiapan karyawan
Setelah semua terpenuhi, selanjutnya adalah melakukan ujicoba kesiapan karyawan. Simulasi (dry run) ini disesuaikan dengan adegan yang sesungguhnya ketika opening. Mulai dari Front Office menerima tamu, tamu melakukan check in, hingga pelaporan keuangan. Uji coba ini biasanya 1 hingga 2 bulan sebelum jadwal Grand Opening, tergantung kebijaksanaan manajemen masing-masing. Istilah lain dari ujicoba ini adalah Soft Opening. Biasanya tarif kamar Soft Opening ini lebih murah daripada tarif kamar pada saat grand opening dan setelah grand opening.
6. Seluruh biaya yang ditimbulkan untuk Pre-Opening di anggarkan sendiri
Sering kali manajemen hotel mengeluh tingginya beban hotel pada tahun pertama. Hal ini dikarenakan, biaya yang ditimbulkan pada masa pre-opening ini dibebankan pada laporan keuangan hotel di tahun pertama. Semestinya, owner dan jajaran manajemen hotel memiliki anggaran tersendiri untuk masa pre-opening ini, sehingga tidak membebankan keuangan operasional hotel.
Salam hotelier
Komentar